Основыным видом деятельности одной из московских компаний является прием и распределение некондиционной (бракованной) техники по сервисным центрам и поставщикам. Клиентами компании являются крупные торговые сети, а также физические лица. Основная задача компании - выполнение обязательств перед клиентами всроки.

В настоящий момент компания имеет шесть территориально удаленных приемных пунктов, расположенных в гипермаркетах, и центральный склад хранения с центром распределения. Общая площадь складских помещений составляет более 5000 м2.

На момент принятия решения о разработке новой системы, компания была частично автоматизирована, но существующая система уже не соответствовала новым возросшим требованиям. В основе старой системы находились разнородные программные продукты, которые не были интегрированы и не в полной мере учитывали специфику работы предприятия. Данные об изделиях, поступивших в приемные пункты, хранились в локальных информационных базах, а распределение техники на центральном складе выполнялось при помощи MS Excel. Передача информации между подразделениями выполнялась с помощью электронной почты. Такая технология работы не позволяла оперативно получать актуальную информацию об остатках на складах, а также отслеживать сроки нахождения техники в ремонте. Таким образом, отсутствие полноценной автоматизированной системы ограничивало дальнейшее развитие бизнеса.

Для разработки автоматизированной системы в качестве консультанта была выбрана компания АйТи-Лаб (1С:Франчайзи, г. Москва). Перечень целей, которых следовало достичь в результате внедрения автоматизированной системы, был выработан руководством компании. Ключевая цель заключалась в построении легко масштабируемой системы, позволяющей получать полную информацию о местонахождении и состоянии заказов клиентов. Для достижения поставленных целей консультантам компании «АйТи-Лаб» следовало решить следующие задачи:

• формализовать и упорядочить процессы, связанные с приемом и распределением техники;
• спроектировать и реализовать в системе прозрачную, понятную и контролируемую цепочку продвижения каждой единицы техники;
• формализовать и систематизировать документооборот, сопровождающий материальные потоки;
• создать для всей компании единое информационное пространство;
• ускорить ввод первичной информации вручную, а также реализовать контроль ошибок на всех этапах.

В качестве основы автоматизированной системы было решено использовать платформу «1С:Предприятие 8.0». Новая платформа во многом превосходит предыдущую по гибкости и предлагает более широкие возможности для реализации различных решений. Масштабируемость системы служит надежным фундаментом для развития бизнеса, а широкие возможности по оформлению позволили построить удобный пользовательский интерфейс.

Проблема территориальной удаленности приемных пунктов была решена применением терминального доступа по коммутируемым линиям. Преимущества данного варианта были очевидны. Удалось свести к минимуму количество ошибок при передаче данных между удаленными подразделениями компании. Существенно повысилась надежность хранимой информации, а использование единого информационного пространства позволило избавиться от дублирования информации.

Для ускорения работы с первичной информацией и принимаемой техникой было принято решение использовать идентификацию с применением штрих-кода. Рабочие места в приемных пунктах оснастили сканерами штрих-кодов. При приеме бракованной техники на каждый принятый аппарат выписывается заказ-наряд, для которого формируется персональный штрих-код. Один из распечатанных заказ-нарядов выдается клиенту, а другой вкладывается в коробку с изделием. Информация о принятом изделии моментально поступает в информационную базу и становится доступной логистам на центральном складе и руководству компании. Дальнейшее перемещение техники определяет логист. При этом возможны три варианта движения. Техника может быть перемещена для хранения в другое подразделение компании, в сервисный центр для проведения ремонта или к поставщику для обмена или возврата.

Для оформления движений между подразделениями компании и сторонними поставщиками в системе предусмотрены специальные документы, которые регистрируют факт перемещения техники и изменение ее состояния.

Следующий этап работ заключался в автоматизации центрального склада. В соответствии с требованием заказчика система должна была обеспечить ведение учета по произвольному количеству складов и зон внутри склада.

Поступившая техника сразу после разгрузки транспортного средства размещается в «зоне разгрузки». Регистрация поступления выполняется в «зоне приемки описанной техники» и в «зоне приемки неописанной техники».

Описанная техника поступает из приемных пунктов, сервисных центров и от поставщиков и приходуется в своей зоне приемки с помощью сканирования штрих-кода с этикетки или печатной формы заказ-наряда.

Неописанная техника, полученная от корпоративных клиентов и требующая входного контроля, приходуется в «зону неописанной техники». В процессе приемки выполняется осмотр каждой единицы техники, определяется ее комплектность, описывается внешний вид и выполняется диагностика. На каждую единицу техники выписывается заказ-наряд и наклеивается этикетка с персональным штрих-кодом заказ-наряда

Из зон приемки большая часть изделий поступает в «зону основного хранения». В дальнейшем техника перемещается последовательно в «зону комплектации», в «зону отгрузки» из которой она перемещаются в транспортные средства. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты данной цепочки.

Распределением техники занимаются логисты. Для подбора техники с целью отгрузки внешнему контрагенту (сервисному центру, поставщику техники, клиенту, приемному пункту) разработан расширенный поиск изделий по брэнду, по виду техники, по степени готовности в разрезе ячеек склада. Поскольку логист может подбирать технику непосредственно из зоны приемки, время отгрузки готовой и бракованной техники существенно сокращается.

После принятия решения о начале процесса комплектации заказа оформляется документ «Комплектация», на основании которого производится автоматическое формирование документов для транспортировки товара из основной зоны хранения в «зону отгрузки», иначе говоря, в зону готовых заказов. Отгрузка скомплектованного заказа оформляется с использованием документа «Товарно-транспортная накладная», который оформляется на основании документа «Комплектация».

Реализованная схема позволила решить проблему идентификации изделия в любой момент времени и в любом подразделении компании. Для того чтобы получить подробный отчет обо всех движениях техники с момента ее приема и по текущий момент, достаточно просто считать штрих-код с печатной формы заказ-наряда или с наклеенной этикетки.

Для анализа текущего состояния складов компании применяются аналитические отчеты, в которых предусмотрена фильтрация данных по владельцам техники, по текущему местонахождению, по степени готовности.

В ходе внедрения системы было автоматизировано семнадцать рабочих мест. Ежемесячно в систему вводится от 6000 до 10000 документов. В настоящий момент планируется расширение сети приемных пунктов до двенадцати и в связи с этим рассматривается целесообразность перевода системы в пакетный режим работы.